Så skriver ni en tydlig städspecifikation för kontoret
En städspecifikation ska ange vilka ytor som ska städas, vilka moment som ska utföras och hur ofta de ska göras. Den bör också beskriva kvalitetsnivå, tillträde, material, ansvar och hur avvikelser hanteras. När samma underlag skickas till alla leverantörer blir offerterna lättare att jämföra och risken för missförstånd minskar.
En lista med bara antal kvadratmeter och besök per vecka är sällan tillräcklig. Två lika stora kontor kan ha helt olika behov beroende på toaletter, kök, besökare, golv och öppettider.
Börja med lokalens fakta
Samla grunduppgifter innan moment diskuteras:
- total städyta och adress
- antal arbetsplatser och normal daglig närvaro
- antal toaletter, kök, pentryn och omklädningsrum
- entréer, reception, mötesrum och kundytor
- golvtyper och särskilt känsliga material
- hiss, trappor, förråd och andra biytor
- öppettider och möjliga städtider
- larm, nycklar, passerkort och säkerhetskrav
En planritning med markerade ytor är värdefull vid större lokaler. Den minskar risken för att ett rum eller en biyta hamnar utanför offerten.
Beskriv varje rumstyp
Skriv moment per typ av utrymme i stället för en enda generell lista. Det gör ansvaret tydligare.
Arbetsplatser och kontorsrum
Ange dammsugning, golvrengöring, fria ytor, papperskorgar och hur skrivbord med personliga saker ska hanteras. Bestäm om skärmar, tangentbord och annan elektronik ska lämnas orörda eller rengöras enligt särskild instruktion.
Kök och pentry
Ange arbetsbänkar, diskho, bord, stolar, utsida av vitvaror, mikrovågsugn, sopor och påfyllning av material. Skriv vem som ansvarar för disk, kaffemaskin och gammal mat i kylskåpet.
Toaletter och hygienutrymmen
Beskriv rengöring av toalett, handfat, spegel, kontaktytor, golv, papperskorgar och påfyllning. Ange även hur brist på tvål, papper eller andra produkter ska rapporteras.
Mötesrum och gemensamma ytor
Ange bord, stolar, whiteboard, glaspartier, golv och återställning av möbler. Bestäm om teknisk utrustning ingår.
Entré och reception
Entrén kan behöva annan frekvens än resten av kontoret. Beskriv mattor, glas, receptionsdisk, dörrar och extra insatser vid regn eller vinterväder.
Ange frekvens för varje moment
| Moment | Yta | Exempel på frekvens | Kommentar |
|---|---|---|---|
| Tömma papperskorgar | Arbetsplatser | Varje städtillfälle | Källsortering enligt lokal rutin |
| Rengöra toaletter | Hygienutrymmen | Varje städtillfälle | Påfyllning rapporteras separat |
| Torka fria skrivbordsytor | Kontor | En gång per vecka | Personliga föremål flyttas inte |
| Rengöra glaspartier | Gemensamma ytor | En gång per månad | Fingeravtryck kan tas oftare |
| Damma höga ytor | Hela lokalen | En gång per kvartal | Utförs där åtkomst är säker |
Frekvenserna i tabellen är exempel. De ska anpassas efter verksamheten.
Definiera vad godkänd kvalitet betyder
En momentlista beskriver aktiviteten men inte alltid resultatet. Lägg därför till enkla kontrollkriterier. Ett golv kan exempelvis vara fritt från lös smuts och synliga fläckar, en spegel fri från tydliga ränder och en papperskorg tömd med ny påse vid behov.
Kraven ska vara möjliga att kontrollera och kopplade till den avtalade insatsen. Slitage, permanenta fläckar och byggnadstekniska brister ska inte blandas ihop med städavvikelser.
Förbrukningsmaterial och beställningar
Bestäm vem som köper toalettpapper, handpapper, tvål, sopsäckar och andra produkter. Om leverantören ansvarar behöver avtalet beskriva sortiment, pris, lagerhållning, beställningsgräns och rapportering.
Skilj mellan städmaterial som används för tjänsten och hygienmaterial som förbrukas av verksamheten. Det ger bättre kostnadskontroll och tydligare fakturor.
Säkerhet och sekretess
Beskriv behöriga tider, larmrutiner, nycklar, passerkort och rum som kräver särskilt tillstånd. Ange om fotografering är förbjuden och hur dokument eller skärmar på arbetsplatser ska hanteras.
Städpersonal ska få den information som behövs för att arbeta säkert, exempelvis risker, utrymningsvägar och regler för kemikalier eller skyddsutrustning. Kunden ansvarar för att informera om verksamhetsspecifika risker.
Kvalitetskontroll och reklamation
Skriv hur ofta uppföljning ska ske, vem som deltar och hur avvikelser dokumenteras. Ange en kontaktperson hos båda parter och vilken svarstid som gäller. En reklamation bör peka ut rum, yta, datum och vad som avviker från specifikationen.
Bestäm också hur ändringar godkänns. Nya muntliga önskemål från olika medarbetare kan annars skapa otydlighet och merarbete som aldrig har prissatts.
Underlag som ger bättre offerter
Skicka samma planritning, fakta, momentlista och frågor till samtliga leverantörer. Be dem redovisa:
- antal planerade timmar eller annan bemanningsmodell
- pris och vad som ingår
- städtider och startplan
- arbetsledning och ersättare vid frånvaro
- kvalitetskontroll och rapportering
- försäkring och relevanta företagsuppgifter
- priser för tillägg och periodiska arbeten
Vanliga frågor om städspecifikationer
Måste varje moment ha en frekvens?
Ja, om ni vill undvika olika tolkningar. Moment som beställs separat kan märkas som efter avrop.
Ska antal timmar stå i specifikationen?
Det kan stå i leverantörens lösning eller avtal. Det viktigaste för kunden är att omfattning, kvalitet och pris är tydliga.
Hur ofta bör specifikationen uppdateras?
Gå igenom den när lokalen, närvaron eller verksamheten förändras och minst vid ordinarie avtalsuppföljning.
Vem får beställa extra arbete?
Utse behöriga beställare. Då undviker ni kostnader som uppstår genom informella önskemål från flera personer.
Städprofilen kan gå igenom kontoret på plats och ta fram ett tydligt offertunderlag med rum, moment och frekvenser. Kontakta oss för en kostnadsfri dialog om kontorsstädning i Örebro.
